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Administra tu agenda en el trabajo
Administra tu agenda en el trabajo
Si eres de los emprendedores que no les alcanza el tiempo para terminar las tareas diarias, con estos consejos aprenderás a ser más eficaz en tus funciones y saber cómo administrar las faenas más urgentes o gestionar los imprevistos en el trabajo.
No siempre llegar temprano a tu escritorio te asegura un óptimo desarrollo de tus tareas cotidianas. No siempre pretender abarcar otras tareas -simplemente por poner tu sello- va a ser beneficioso para la empresa. No siempre las reuniones con el equipo de trabajo son realmente necesarias. No siempre vas a aceptar todo a última hora. Pero lo que siempre va a ser importante en el mundo laboral, es el tiempo que te des para planificar correctamente tu agenda.
RECONOCE LAS TAREAS MÁS URGENTES
No hay una forma estándar para determinar qué es lo más importante, existen muchos factores que influyen en las múltiples labores que se realiza día a día. Eso siempre va a depender de cada emprendedor respecto al proyecto o negocio que tiene en marcha. Por ejemplo para Eduardo Espinosa, gerente general de Creativa empresarial, nos comenta que al cierre del día revisa su agenda del siguiente día. Prioriza las reuniones comerciales con el equipo de su empresa, clientes y/o proveedores.
Otros emprendedores prevalecen su agenda en el trabajo utilizando herramientas tecnológicas para su recordación. “Yo repaso mis actividades del día al comienzo de este y me organizo según el nivel de urgencia e importancia, si es urgente e importante tiene mayor atención. Utilizo calendario centralizado en la nube de tal forma que agendo mis reuniones y actividades desde mi iphone, ipad o desde mi laptop y así puedo validar mi disponibilidad”, afirma Julio Valencia, gerente general de Binnacorp.
GESTIONA LOS IMPREVISTOS EN EL TRABAJO
Cuando crees que tienes todo fríamente calculado, aparece un problema que puede echar a perder todo lo planificado en el trabajo. Si bien es cierto, lo primero que tendrás que saber es si realmente es una urgencia que merece tu atención o si necesitarás de tu equipo para que te respalde y amortigüe esos contratiempos. “Los imprevistos entran a la evaluación de urgencia e importancia y dependiendo veo si lo atiendo o lo delego”, comenta Julio Valencia.
Por otro lado están los inconvenientes que están a la vuelta de la esquina, de los más comunes que nos dijeron algunos de los empresarios consultados son: realizar llamadas de teléfono para organizar una nueva reunión con proveedores, información que te solicita la administradora, la reunión que te pide el colaborador porque tiene un problema familiar, devolver llamadas de teléfono, entre otras. Estos acontecimientos a pesar que te quitan poco tiempo no deben de perjudicar lo que estás realizando en el momento. Es decir, no dejes de hacer el trabajo del instante, selecciona en una hoja o en tu ordenador las tareas que tardan menos de 20 minutos y realízalas cuando consideres necesario.
EVITA PERDER TIEMPO EN ACCIONES INNECESARIAS
El amigo que te visita. Siempre hay un amigo que se aparece en la oficina y te hace perder tiempo. Muchas veces lo atiendes por la amistad que tienes pero no siempre deberá ser así, es mejor indicarle que se puede tratar el tema o la consulta en otro momento.
Comidas de trabajo. Pensar que realmente son necesarias es una excusa. Comúnmente lo organizan los hombres, duran más de dos horas y casi siempre los temas a tratar se pueden resolver en 45 minutos. Si vas a organizar una, céntrate en tu objetivo.
Bache en la comunicación. Trasmitir mal un mensaje hace que tus colaboradores trabajen el doble, esto es una gran pérdida de tiempo. A pesar que estés apresurado, es mejor verificar que la otra persona haya entendido el enfoque de tu idea.
Reuniones de trabajo. Más de una hora y media es un mitin. Si tienes plasmada que la reunión dure una determinada hora, cúmplelo. Sé concreto, delega si lo tienes que hacer, no te explayes en temas innecesarios.
Escritorio desordenado. “Yo me entiendo en mi desorden”, esta frase es una gran mentira. Tómate tan solo 5 minutos en el día para deshacerte de lo que no te sirve o para archivar lo que es necesario. Que no te pase lo de siempre: perder un papel urgente.
Fuente: www.negopolis.com.pe
