Categoría: Espacios

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¿Por qué las oficinas abiertas no nos hacen más productivos?

(Aunque sean la tendencia de estos días)

Es una cuestión de ruido, de distracciones y de (falta de) espacio personal. La ciencia lleva años demostrando que las oficinas abiertas no son la mejor solución.

 

Facebook –que tiene la oficina abierta más grande del mundo– brinda monitores de 27 pulgadas en cada escritorio y auriculares con cancelación de ruido ¿Porqué? Para ayudar a los empleados a bloquear las distracciones visuales y auditivas. Cuestión de productividad.

 

Mathew Davis, Desmond Leach y Chris Clegg, profesores de la Universidad de Leeds, analizaron hace ya una década si los empleados de las oficinas abiertas se sentían o no más integrados en la empresa y si eran o no más productivos. En su estudio encontraron que sí,  que «Las oficinas abiertas conseguían que los empleados se sintieran parte de un entorno más innovador y colaborativo», pero también con que «eran perjudiciales para la productividad del empleado, su período de atención, satisfacción y pensamiento creativo, ya que generan más interrupciones, potencian el estrés y reducen el nivel de concentración».

 

Gary Evans y Dana Johnson, psicólogos ambientales de la Universidad de Cornell fueron un paso más allá. En un popular estudio concluyeron que «concretamente, el ruido de bajo nivel en las oficinas de estilo abierto da lugar a niveles más altos de estrés y una menor motivación de la tarea«.

Su investigación sugiere que, incluso las oficinas abiertas moderadamente ruidosas,  podrían contribuir significativamente a problemas de salud como enfermedades cardíacas (debido a niveles elevados de epinefrina, una hormona del estrés) y problemas musculoesqueléticos.

¿Qué es exactamente lo que analizaron?

Evans y Johnson asignaron de forma aleatoria a 40 trabajadores con experiencia, con una edad media de 37 años, a una oficina silenciosa y luego a una con ruido de baja intensidad durante períodos de tres horas.

Los investigadores se encontraron con que los trabajadores en la oficina ruidosa «experimentaron niveles significativamente más altos de estrés (medidos con epinefrina urinaria), hicieron un 40% menos de intentos de resolver un rompecabezas y únicamente hicieron la mitad de ajustes ergonómicos en sus estaciones de trabajo que los trabajadores en oficinas silenciosas».

«En términos prácticos, nuestros hallazgos son potencialmente importantes, porque si la motivación de los trabajadores es menor con el ruido de la oficina abierta, podrían adoptarse otras opciones de diseño. Por ejemplo, cuando se requiere concentración, los trabajadores pueden usar un entorno cerrado y silencioso» apuntó Evans.

Interrupciones

Gente caminando, hablando, haciendo llamadas. Está claro que las interrupciones en la oficina abierta suceden todo el tiempo ¿Hasta qué punto afectan al desempeño en el puesto de trabajo? Un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology asegura que sufrir una interrupción aunque sólo sea de 2,8 segundos provoca el doble de errores en la tarea que se está realizando. Una interrupción de 4,4 segundos provoca, según apunta esta misma investigación, el triple de errores.

¿Qué es lo que funciona entonces?

La respuesta está también en otro estudio científico que lleva tiempo sobre la mesa. Lo llevaron a cabo So Young Lee, profesor de la Universidad Yonsei, y Jay Brand, un experto en psicología cognitiva.

Tomaron como muestra a 228 empleados de cinco empresas de distintos sectores. Se encontraron con que «los participantes con niveles altos de distracción estaban menos satisfechos con su entorno laboral», pero también con que «los empleados que consideraban que tenían un control personal sobre su espacio de trabajo, ya que su empresa les daba libertad para trasladarse, aseguraron estar más satisfechos con su entorno laboral, más unidos al grupo y más satisfechos con sus empleos».

Lee y Brand concluyeron que la clave no está «en tener oficinas abiertas o despachos, sino en cuánto control permite la empresa que tenga el empleado sobre dónde y cómo quiere trabajar y ofrecer la posibilidad de espacios abiertos, espacios cerrados, home office y otras opciones”.

Artículo original de Revista Entrepeneur

Oficinas Abiertas ¿Enemigas del Trabajo en Equipo?

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Las organizaciones, en la búsqueda de una mayor colaboración entre compañeros de trabajo están optando por oficinas “abiertas” y “compartidas” en lugar de las tradicionales, apostando por una arquitectura sin paredes, puertas ni otros límites espaciales.

Los espacios modernos de trabajo compartido o cowoking se basan en la premisa de que si la gente se encuentra en un espacio abierto interactúa y coopera más.

Sin embargo, esta suposición estaría lejos de la realidad.

Un estudio realizado por la Universidad de Harvard en 2018, a cargo de los investigadores Ethan Bernstein y Stephen Turban, analizó a dos multinacionales de la lista Fortune 500 que estaban en el proceso de cambio de oficinas cerradas a abiertas. El estudio halló que, contrariamente a la creencia de que los espacios abiertos aumentan la comunicación, se mostró que, el volumen de la interacción cara a cara disminuyó aproximadamente en 70% con un aumento asociado de interacción electrónica.

Los investigadores equiparon a los trabajadores (de funciones tan variadas como ventas, tecnología, finanzas y recursos humanos) con dispositivos de rastreo de alta tecnología, llamados sociómetros, por 15 días antes y 15 días después de que se trasladaran desde las oficinas con paredes a la nueva arquitectura.

En las oficinas privadas los empleados pasaron un promedio de 5.8 horas diarias interactuando cara a cara; en la oficina abierta, el período se redujo a 1.7 horas. Al mismo tiempo, terminaron enviando 56% más correos electrónicos y 67% más mensajes instantáneos, que también terminaron siendo un 75% más largos.

 

Una investigación posterior sugiere que las oficinas abiertas pueden reducir ciertas condiciones propicias para la colaboración y la inteligencia colectiva.

 

Las oficinas abiertas, explican Bernstein y Turban, tienden a ser «sobreestimulantes»:  Demasiadas distracciones, demasiada información, demasiadas personas caminando o simplemente mirando sus monitores, todo eso «parece tener el resultado perverso de reducir  la interacción productiva».

Una posible explicación es que colocar a las personas en una enorme pecera en la que el espacio personal desaparece, hace que las personas se retraigan en lugar de que se vuelvan más gregarias.

Otra explicación es que la cooperación real necesita que exista cierto grado de confianza y empatía entre los individuos, y la única forma de construirla es a través de interacciones humanas. Sin embargo, en oficinas abiertas la privacidad desaparece por completo, volviendo casi imposibles las interacciones auténticas y sin censura entre colegas.

Pero sin importar lo que suceda psicológicamente, los cambios en la mezcla de comunicaciones pueden dañar el negocio. Bernstein y Turban señalaron que los ejecutivos de la primera empresa les informaron que «la productividad, tal como se define por las métricas utilizadas por su sistema de gestión del rendimiento interno, había disminuido después de la eliminación de los límitres espaciales».

Lo más acertado, como siempre en los negocios, es analizar detenidamente las ventajas y desventajas de cada cambio que planteamos en nuestras empresas, sin dejarnos llevar por las modas.

Fuentes:

Diario Gestión: «Oficinas Abiertas nos Vuelven Menos Sociables»

Harvard Business School: «The Impact of the Open Workspace on Human Collaboration»

6 Claves Para Alquilar La Oficina Ideal en Lima

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Elegir el espacio para establecer tu oficina es muy retador, dado que esta decisión tiene repercusiones directas en tu negocio, afecta tus costos e incluso tu operatividad. Por eso debes responder estas seis preguntas antes de alquilar tu próxima oficina.

 

1. ¿La ubicación es conveniente?

Busca una locación accesible para tus clientes, que además sea coherente con la imagen que quieres proyectar. También debes considerar dónde viven tus empleados clave. Un traslado demasiado largo y costoso de todos los días podría impulsarlos a buscar otro trabajo. En ambos casos la facilidad de llegar a tu oficina es un aspecto muy importante, procura que esté cerca de avenidas grandes, pero no directamente sobre ellas para evitar el ruido excesivo.

En Lima, en términos de seguridad, conectividad y orden, algunos de los distritos más operativos para rentar oficinas son:

  • Miraflores, distrito con gran movimiento comercial, cultural y turístico.

  • San Isidro, el centro financiero de la ciudad, alberga las sedes de los mayores bancos y empresas del país y tiene el mayor Índice de Desarrollo Humano del Perú.

  • Magdalena del Mar, caracterizado por su tranquilidad, está muy bien conectado con el resto de la ciudad.

  • San Borja, el único de la lista que no da al mar, tiene muchas sedes de entidades gubernamentales dentro de sus límites.

 

2. ¿El local tiene licencia?

Básicamente hay dos tipos de licencias en Perú.

  • La primera es el Certificado ITSE (Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones). Verifica el cumplimiento de las normas de seguridad estructural y funcional. Es emitido por Defensa Civil.

  • La segunda es la Licencia de Funcionamiento, que la otorga cada municipalidad distrital. Esta licencia se obtiene después de obtener el Certificado ITSE.

Debes verificar que el edificio en el que planeas instalar tus oficinas tenga todas las licencias necesarias. Trabajar sin ellas es un riesgo constante y además no podrás participar en licitaciones estatales.

 

3. ¿Las instalaciones y acabados son adecuados?

Aquí debes pensar en tu comodidad en el día a día. Las oficinas prime (A1) no son las remodeladas en edificios antiguos, sino aquellas que ofrecen una infraestructura saneada. Detalles como aire acondicionado para cada oficina, estacionamientos, conexiones empotradas para telefonía e internet y buena iluminación son requisitos básicos.

Igualmente, mobiliario y acabados de calidad harán una gran diferencia. Recuerda que tú y tu equipo pasarán 8 -o más- horas diarias aquí.

 

4. ¿Qué servicios adicionales tendré?

En el mundo de los negocios, el tiempo vale más que el dinero. Las horas de las que dispones son demasiado valiosas para ocuparlas en estar pendiente de la limpieza o el mantenimiento de tus oficinas.

Por ello debes valorar contratar oficinas en un centro de negocios, ya que ellos incluyen el servicio integral, encargándose de esos y otros aspectos. Por ejemplo, The Office cuenta con recepción de llamadas y paquetería, conserje 24 horas, personal de apoyo, etc.

Así podrás concentrarte exclusivamente en lo que te interesa: Tus negocios y tu empresa.

 

5. ¿Es un espacio seguro?

Este es un tema central a la hora de decidir por un lugar en concreto.

Implica la seguridad de las personas (trabajadores, clientes y visitas) al ir y volver del lugar, así como la seguridad de tu equipamiento.

Esto tiene relación con la ubicación, de la que hemos hablado antes. Precisamente por ello es recomendable instalar tus oficinas en zonas con tasas de seguridad altas.

El otro lado de la moneda está dentro del edificio. Además de personal y cámaras de seguridad, es aconsejable que las puertas tengan acceso con código numérico o huella digital.

 

6. ¿Y el Networking?

Si buscas un espacio en un centro de negocios o en un coworking, este es un aspecto relevante, dado que se comparten áreas comunes como kitchenette, cafetería y áreas de descanso con otros usuarios. Además, algunas empresas que ofrecen estos espacios organizan eventos en los cuales conocerás a las empresas vecinas y otras instituciones invitadas.

Estos contactos pueden ser la puerta a nuevos negocios y clientes, proveedores o aliados tuyos. Por ello es muy importante indagar qué segmento de empresas están en el lugar, qué eventos ofrece el arrendatario y quiénes asisten a ellos.

Recuerda que The Office ofrece oficinas prime, con todos los servicios adicionales incluidos y una atención de primer nivel. Además, estarás invitado a todos los eventos que realizamos, que te permitirán relacionarte funcionarios de primer nivel, de empresas y del sector público. Entérate más aquí.

La oficina: Una extensión de tu imagen profesional

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El tamaño de las organizaciones y su dinámica de trabajo está cambiando a un ritmo cada vez más vertiginoso. Del teletrabajo, o trabajar desde casa, a alternar entre sedes de la misma empresa; de estar en un edificio corporativo hasta el café de la esquina. En el siglo XXI, la oficina adquiere muchas y muy distintas formas. Cada una repercute en nuestra imagen profesional.

Cómo nos vemos a nosotros mismos, qué vínculo desarrollamos con los objetivos y cuál es la importancia que nos atribuye la organización. También, la imagen que los otros se hacen de nosotros y de la posición que ocupamos. Trátese de colegas, equipo de trabajo o clientes.

La experta en marca personal, imagen y comunicación estratégica Helga Knoderer, señala que el espacio llega a tener igual importancia que la selección que hagamos sobre nuestro equipo directo (talento, calidad de liderazgo, ejecución) o el trato y respuesta de nuestro asistente a clientes internos y externos, equipo de trabajo, así como a jefes.

 

La imagen profesional también está en nuestra manera de habitar ese espacio

Como señala la autora en su escrito para Forbes México, así como los artículos que tienes, dicen mucho de ti, de quién eres y en qué te fijas. Por ejemplo, si tienes fotos de tu familia, ¿son visibles a todos o no? ¿Tu vida personal es personal o en realidad pública? ¿Es tu familia un trofeo?; si cuelgas los premios y diplomas, ¿qué tanto estás diciendo que te importa el reconcimiento a través de ellos o necesitas comprobar tu capacidad y habilidad?; si hay libros, son de adorno o de consulta, o para qué los tienes?; ¿Qué tantos papeles, documentos y en general artículos tienes sobre el escritorio, o inclusive en el piso? ¿Es tu oficina un espacio de trabajo, un espacio social, para almacenar o un museo?

En general un espacio personal habla de cómo está nuestra mente. ¿Está el espacio saturado de cosas? ¿Está ordenado sin importar la cantidad de cosas? ¿Hay pocas cosas, pero significativas? Debemos hacernos este cuestionamiento, según Knoderer, con la intención de ver al interior y entender el mensaje que mandamos al exterior con ciertos apegos reflejados en nuestra oficina. En consecuencia, ajustar de acuerdo a lo que queremos proyectar.

Lo anterior aplica inclusive si eres de los que trabaja desde un café, ¿qué tantas cosas llevas al café a trabajar?, y ¿cómo está organizado el dispositivo desde el que trabajas?

En cualquier caso, concluye, debemos asegurarnos que nuestra oficina tenga buena iluminación, esté acondicionada para fomentar la comunicación, y nos ayude a sumar a nuestra imagen profesional.

 

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Diversidad como herramienta de innovación para tu negocio

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Desde hace ya tiempo se habla de la importancia de la diversidad dentro de las empresas, respondiendo a un problema de equidad y de inclusión, algo tan necesario para lograr una sociedad y un mundo mejores.  Sin embargo, un estudio que acaba de publicar la Harvard Business Review también demostró que la diversidad es un impulsor decisivo de la innovación y el rendimiento.

La investigación fue desarrollada en 1,700 empresas de ocho países (EE. UU., Francia, Alemania, China, Brasil, India, Suiza y Austria), tomando en consideración además una variedad de industrias y compañías de diferentes tamaños para examinar la diversidad en puestos directivos -medida con respecto al sexo, la edad, origen nacional, trayectoria profesional, antecedentes en la industria y educación.

Rocío Lorenzo, socia en la oficina de Múnich del Boston Consulting Group, y Martin Reeves, socio principal de Boston Consulting Group, además de director del Instituto BCG Henderson y coautor de ‘Your Strategy Needs a Strategy’, fueron los encargados de liderar esta iniciativa y presentar sus resultados.

 

Diversidad en números

Los resultados de Lorenzo y Reeves fueron contundentes: había una relación estadísticamente significativa entre la diversidad y los resultados de innovación en todos los países examinados. De hecho, las empresas con una diversidad total superior al promedio, medido como el promedio de seis dimensiones (migración, industria, carrera, género, educación, edad), tuvieron un 19% más de ingresos por innovación y un 9% de mayores puntos de márgenes de media.

Esto sugiere que la misma representa una oportunidad tangible y un importante potencial de crecimiento para la mayoría de las empresas. En total, la presencia de estos factores habilitantes vale hasta el 12,9% de los ingresos por innovación. Pese a ello, cuando analizaron las condiciones propicias para la diversidad, incluidas las prácticas de empleo equitativo (como la igualdad salarial), el liderazgo participativo, el apoyo de la alta dirección para la diversidad y las prácticas de comunicación abierta, menos del 40% de las empresas las utilizaba, lo que supone que esta oportunidad está siendo desperdiciada por la mayoría de las empresas.

 

Multiplicidad de factores

Disgregando los indicadores, los autores determinaron que los ingresos de innovación podrían aumentar en un 1% al enriquecer la diversidad del equipo de gestión, 1,5% con respecto al origen nacional, 2% con respecto al origen de la industria, 2,5% con respecto al género y 3% con respecto a los gerentes con diferentes trayectorias profesionales. Con mayores aumentos en más dimensiones, el potencial de levantamiento total podría ser aún más significativo.

Por ello, concluyeron que el secreto para hacer que funcione es aplicar el concepto en varios niveles; abordando diversas dimensiones de la diversidad y estando abierto a diversas rutas para lograr el éxito. Por supuesto, las correlaciones que observaron, aclaran, no garantizan que la diversidad humana impulse la innovación. Su poder aún necesita ser desbloqueado con prácticas habilitantes, como un ambiente de trabajo no hostil, una cultura inclusiva y en donde las diversas ideas resultantes de una diversidad en antecedentes sean libres de competir.

 

Lee el artículo orginal aqui.

Espacios compartidos para el bienestar en el trabajo

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La transformación digital y la denominada economía «gig» han hecho que cada vez más personas trabajen a distancia parcial o totalmente. En este escenario, se suelen enfatizar los beneficios que el así llamado teletrabajo tiene, desde el tiempo ahorrado al evitar el tráfico, pasando por la falta de tiempo muertos por no estar sujetos a un horario de ingreso y salida, hasta el crecimiento personal producto de trabajar desde espacios familiares.

Sin embargo, no se habla lo suficiente sobre los problemas de salud ocasionados por trabajar desde casa, asociados en la mayoría de los estudios al aislamiento y la soledad, pues se pierde la interacción humana y la dinámica social que sí se tiene en los espacios de oficina.

Según Vivek Murthy, el Director General de Salud Pública de Estados Unidos, el número cada vez mayor de trabajadores en remoto y de la economía gig es clave en la expansión de la «epidemia de soledad«. Murthy también señala que la soledad es mucho más que un problema social; también es un problema de salud «asociado con una reducción en la esperanza de vida similar a la causada por fumar 15 cigarrillos al día e incluso mayor que la asociada con la obesidad».

 

Centros de Negocios y Coworking como espacios saludables

 

Tal como lo señala Steve King, para la Harvard Business Review, los Centros de Negocios y Coworking pueden mejorar significativamente este panorama, no sólo porque reducen el factor de aislamiento, al interactuar con profesionales de distintos perfiles y empresas, sino además porque contribuye positivamente a fortalecer sus redes de contacto, como fuente de referencias profesionales y comerciales y, por supuesto, tener un mayor compromiso con la organización en la que se encuentra.

Múltiples estudios confirman este hecho. Por ejemplo, los investigadores de la Universidad de Michigan (EE. UU.) descubrieron que los usuarios de espacios de trabajo compartido registran niveles mucho más altos de «crecimiento» que los empleados tradicionales. Este trabajo muestra que una de las causas son los aspectos comunitarios de los espacios de cotrabajo, que permiten a los miembros socializar e interactuar con otros usuarios. Otro estudio, Coworking Spaces: A Source of Social Support for Independent Professionals, señala que la razón principal es que la mayoría de los usuarios trabajan en espacios compartidos por las interacciones sociales.

En nuestra sociedad, cada vez más personas se enfrentan al aislamiento y la soledad asociados con el teletrabajo y cada vez trabajan por su cuenta durante más tiempo. De acuerdo a la publicación especializda Gallup, a pesar de algunos ejemplos destacados de empresas que se alejan del teletrabajo, la cantidad de empleados corporativos que trabajan a distancia continúa creciendo. Los datos de Gallup muestran que el 43% de los empleados estadounidenses trabajan de forma remota al menos una parte del tiempo, frente al 39% en 2012. Gallup también apunta que las personas que trabajan a distancia «al menos parte del tiempo», pasan más horas trabajando. El número de trabajadores independientes (autónomos, consultores independientes, etc.) también está aumentando, y una gran parte realiza sus tareas de forma remota.

 

Bienestar para los trabajadores y para la empresa

 

Para las empresas, permitir y pagar a los empleados para que trabajen en espacios de coworking ofrece muchos beneficios. Además de reducir la soledad del trabajo remoto, los espacios de cotrabajo proporcionan una excelente infraestructura empresarial y tecnológica, fuertes oportunidades de networking y exposición a nuevas empresas, productos y servicios innovadores. Las compañías también tienen la ventaja de contar con trabajadores más felices, comprometidos y productivos.

Mira el artículo original de  Steve King aquí.

 

¡Revisa nuestros lugares de trabajo saludables!