El tamaño de las organizaciones y su dinámica de trabajo está cambiando a un ritmo cada vez más vertiginoso. Del teletrabajo, o trabajar desde casa, a alternar entre sedes de la misma empresa; de estar en un edificio corporativo hasta el café de la esquina. En el siglo XXI,la oficina adquiere muchas y muy distintas formas. Cada una repercute en nuestra imagen profesional.
Cómo nos vemos a nosotros mismos, qué vínculo desarrollamos con los objetivos y cuál es la importancia que nos atribuye la organización. También, la imagen que los otros se hacen de nosotros y de la posición que ocupamos. Trátese de colegas, equipo de trabajo o clientes.
La experta en marca personal, imagen y comunicación estratégica Helga Knoderer, señala que el espacio llega a tener igual importancia que la selección que hagamos sobre nuestro equipo directo (talento, calidad de liderazgo, ejecución) o el trato y respuesta de nuestro asistente a clientes internos y externos, equipo de trabajo, así como a jefes.
La imagen profesional también está en nuestra manera de habitar ese espacio
Como señala la autora en su escrito para Forbes México, así como los artículos que tienes, dicen mucho de ti, de quién eres y en qué te fijas. Por ejemplo, si tienes fotos de tu familia, ¿son visibles a todos o no? ¿Tu vida personal es personal o en realidad pública? ¿Es tu familia un trofeo?; si cuelgas los premios y diplomas, ¿qué tanto estás diciendo que te importa el reconcimiento a través de ellos o necesitas comprobar tu capacidad y habilidad?; si hay libros, son de adorno o de consulta, o para qué los tienes?; ¿Qué tantos papeles, documentos y en general artículos tienes sobre el escritorio, o inclusive en el piso? ¿Es tu oficina un espacio de trabajo, un espacio social, para almacenar o un museo?
En general un espacio personal habla de cómo está nuestra mente. ¿Está el espacio saturado de cosas? ¿Está ordenado sin importar la cantidad de cosas? ¿Hay pocas cosas, pero significativas? Debemos hacernos este cuestionamiento, según Knoderer, con la intención de ver al interior y entender el mensaje que mandamos al exterior con ciertos apegos reflejados en nuestra oficina. En consecuencia, ajustar de acuerdo a lo que queremos proyectar.
Lo anterior aplica inclusive si eres de los que trabaja desde un café, ¿qué tantas cosas llevas al café a trabajar?, y ¿cómo está organizado el dispositivo desde el que trabajas?
En cualquier caso, concluye, debemos asegurarnos que nuestra oficina tenga buena iluminación, esté acondicionada para fomentar la comunicación, y nos ayude a sumar a nuestra imagen profesional.
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La transformación digital y la denominada economía «gig» han hecho que cada vez más personas trabajen a distancia parcial o totalmente. En este escenario, se suelen enfatizar los beneficios que el así llamado teletrabajo tiene, desde el tiempo ahorrado al evitar el tráfico, pasando por la falta de tiempo muertos por no estar sujetos a un horario de ingreso y salida, hasta el crecimiento personal producto de trabajar desde espacios familiares.
Sin embargo, no se habla lo suficiente sobre los problemas de salud ocasionados por trabajar desde casa, asociados en la mayoría de los estudios al aislamiento y la soledad, pues se pierde la interacción humana y la dinámica social que sí se tiene en los espacios de oficina.
Según Vivek Murthy, el Director General de Salud Pública de Estados Unidos, el número cada vez mayor de trabajadores en remoto y de la economía gig es clave en la expansión de la «epidemia de soledad«. Murthy también señala que la soledad es mucho más que un problema social; también es un problema de salud «asociado con una reducción en la esperanza de vida similar a la causada por fumar 15 cigarrillos al día e incluso mayor que la asociada con la obesidad».
Centros de Negocios y Coworking como espacios saludables
Tal como lo señala Steve King, para la Harvard Business Review, los Centros de Negocios y Coworking pueden mejorar significativamente este panorama, no sólo porque reducen el factor de aislamiento, al interactuar con profesionales de distintos perfiles y empresas, sino además porque contribuye positivamente a fortalecer sus redes de contacto, como fuente de referencias profesionales y comerciales y, por supuesto, tener un mayor compromiso con la organización en la que se encuentra.
Múltiples estudios confirman este hecho. Por ejemplo, los investigadores de la Universidad de Michigan (EE. UU.) descubrieron que los usuarios de espacios de trabajo compartido registran niveles mucho más altos de «crecimiento» que los empleados tradicionales. Este trabajo muestra que una de las causas son los aspectos comunitarios de los espacios de cotrabajo, que permiten a los miembros socializar e interactuar con otros usuarios. Otro estudio, Coworking Spaces: A Source of Social Support for Independent Professionals, señala que la razón principal es que la mayoría de los usuarios trabajan en espacios compartidos por las interacciones sociales.
En nuestra sociedad, cada vez más personas se enfrentan al aislamiento y la soledad asociados con el teletrabajo y cada vez trabajan por su cuenta durante más tiempo. De acuerdo a la publicación especializda Gallup, a pesar de algunos ejemplos destacados de empresas que se alejan del teletrabajo, la cantidad de empleados corporativos que trabajan a distancia continúa creciendo. Los datos de Gallup muestran que el 43% de los empleados estadounidenses trabajan de forma remota al menos una parte del tiempo, frente al 39% en 2012. Gallup también apunta que las personas que trabajan a distancia «al menos parte del tiempo», pasan más horas trabajando. El número de trabajadores independientes (autónomos, consultores independientes, etc.) también está aumentando, y una gran parte realiza sus tareas de forma remota.
Bienestar para los trabajadores y para la empresa
Para las empresas, permitir y pagar a los empleados para que trabajen en espacios de coworking ofrece muchos beneficios. Además de reducir la soledad del trabajo remoto, los espacios de cotrabajo proporcionan una excelente infraestructura empresarial y tecnológica, fuertes oportunidades de networking y exposición a nuevas empresas, productos y servicios innovadores. Las compañías también tienen la ventaja de contar con trabajadores más felices, comprometidos y productivos.
Sabemos que nuestra productividad en el trabajo está íntimamente relacionada con la concentración que tenemos al desempeñar las tareas cotidianas e ir sacando la lista de pendientes. Pero también depende de que, con esa misma disciplina, nos desconectemos periódicamente.
Desconectarnos permite mirar los problemas desde otro ángulo, mirar con ojos frescos la situación y, lo más importante, evitar eso que el Doctor Art Markman llama «falso trabajo», sentarnos delante de un escritorio sin hacer nada en realidad.
Tomarnos unos días libres, llegar temprano a casa o viajar no resultan efectivos si estamos pensando constantemente en todo lo que tenemos por hacer, si estamos respondiendo mails desde nuestro teléfono móvil o nos desvelamos al llegar a casa para terminar un proyecto.
Art Markman, profesor de psicología y marketing de la Universidad de Tejas en Austin (EE. UU.) y director fundador del programa Human Dimensions of Organizations, propone en su artículo para la Harvard Business Review combinar nuevos hábitos personales con lecciones de la terapia cognitivo-conductual para lograr esa ansiada desconexión:
Hay que centrarse en lo que se va a hacer, no en lo que se dejará de hacer
Muchas personas no logran cambiar su comportamiento porque se centran en lo que no van hacer en vez de en lo que SÍ que harán. Marcarse el objetivo (y cumplirlo) de no trabajar (ni pensar en el trabajo) fuera de la oficina o la jornada habitual comienza con la presunción de que se detendrá a sí mismo cada vez que sienta la tentación de hacer algo relacionado con el trabajo.
Las metas negativas como esta, en las que se destaca lo que uno dejará de hacer, tienden a fracasar por dos razones. La primera, las personas solo adquiren un hábito nuevo cuando lo practican (cuando realizan una acción), no cuando no lo hacen. Por tanto, no se puede crear un hábito a partir de evitar algo. La segunda, cuando uno define un objetivo en negativo (algo que no hará), debe permanecer siempre atento a su propio comportamiento. De lo contrario, terminará haciendo aquello que intenta evitar.
En su lugar, debe centrarse en lo que va a hacer en lugar de trabajar. Elabore un plan para su tiempo lejos del trabajo, ya sea una noche fuera de la oficina o unas vacaciones. Necesita un plan específico porque de lo contrario, volverá a sus viejos hábitos y, con ellos, al trabajo. El plan debe reflejar las actividades que va a realizar en lugar de trabajar.
Enfocar la rutina de trbajo en el espacio de oficina adecuado es clave
Saber lidiar con los pensamientos invasivos
A veces, sin embargo, los pensamientos intrusivos sobre el trabajo pueden interrumpir su tiempo de asueto. En ese caso, querrá estar preparado para no seguir rumiando sobre el trabajo que está por venir. (Rumiar es una gran palabra, por cierto; se refiere a la manera en la que las vacas mastican la comida).
Existen dos formas de lidiar con los pensamientos invasivos. Una consiste en tener preparado un plan para ocupar su mente: leer una novela, completar un crucigrama, llamar a un amigo… No obstante, habrá momentos en los que algún aspecto el trabajo o relacionado con él le molestará de verdad. En ese caso, tenga un cuaderno a mano, programe un temporizador de diez minutos y anote lo que le molesta. En ocasiones, airear o compartir las preocupaciones ayuda más que intentar ocultarlas, sobre todo cuando se trata de aspectos que de verdad nos preocupan y no solo el agobio de pensar en lo que sigue pendiente.
Cambiar el entorno para apoyar las nuevas rutinas y desalentar las anteriores
Un fumador no deja un cartón de cigarrillos enorme en la despensa cuando intenta dejar de fumar. Del mismo modo, alguien que intenta establecer límites más saludables para su vida profesional no debe dejar su teléfono móvil y ordenador encendidos todo el tiempo.
Sí, sugiero que apague sus dispositivos. ¡Del todo! Una gran manera de evitar la tentación de trabajar fuera de la oficina es lograr que sea difícil hacerlo. Si tiene que encender el móvil para comprobarlo, puede que se lo piense dos veces antes de hacerlo.
También puede aprovechar el entorno para evitar pensar continuamente en el trabajo. Defina un espacio en casa que nunca utilizará para trabajar. Puede ser una habitación, pero también puede ser una sola esquina. Coloque una silla (o una estera o un cojín). Conviértalo en un lugar en el que solo hará cosas no relacionados con el trabajo, como leer y practicar yoga. Cuanto más lo asocie con ocio, más fácil le será utilizarlo para evitar los pensamientos sobre el trabajo.
Involucre a otras personas para que le ayuden a crear este espacio libre de trabajo. Pida a sus amigos y familiares que le ayuden a mantenerse alejado del trabajo. Dígales que pueden esconderle su teléfono (y no se enfade cuando lo hagan). Busque actividades que pueda hacer con ellos y que le impidan trabajar y pensar en el trabajo.
Desconectarse del trabajo de verdad… y ver cómo nada se derrumba
Incluso si llega a crear estos planes y un entorno propicio para llevarlos a cabo, aún tendrá que estar dispuesto a desconectar del trabajo por un período de tiempo. Eso puede provocar ansiedad. Después de todo, es posible que se pierda algún correo electrónico importante; algo podría salir mal, un trabajo importante podría malograse o ni siquiera llevarse a cabo.
Aquí es donde la terapia cognitivo-conductual puede ayudar. Según varios estudios, una buena forma de reducir la ansiedad es exponerse a la situación que nos aterra y, de forma gradual, aprender que en realidad no es tan terrible.
Si su problema es que siempre está preocupado por no leer a tiempo un correo electrónico importante, pase una noche sin comprobar su bandeja de entrada y asuma que todo lo que debe hacer sigue estando allí por la mañana. Luego, amplíe la cantidad de tiempo que no mira el correo electrónico. Intente pasar un día completo del fin de semana sin consultarlo. Entonces, <grito ahogado>, un fin de semana entero. Quizá descubra que muchas personas logran responder sus propias preguntas si que tenga que hacerlo usted de inmediato. Además de eso, volverá al trabajo con más energía y mejores ideas gracias a haberse tomado un tiempo libre.
El espacio en que trabajamos, emprendemos y crecemos ha cambiado significativamente en los últimos años. Los interminables cubículos hechos en serie han cedido espacio a soluciones tan variadas como trabajar desde casa, en espacios alternativos, compartidos o en oficinas ajustadas a las necesidades de sus usuarios.
Ante este escenario es importante preguntarse el impacto que estos diferentes espacios tienen en nuestro desempeño y productividad. Por eso, hemos realizamos una compilación de datos clave que se deben de considerar a la hora de elegir un nuevo espacio de trabajo.
1.- 15%
Según la publicación Portafolio, éste es el nivel en el que mejora el rendimiento cuando se hace un buen uso del espacio. Destacando, además, que en la mayoría de oficinas, al menos el 40% del espacio está mal aprovechado.
2.- Luz, pero no cualquiera
La misma publicación enfatiza el valor que tiene la luz en el desempeño laboral, pues afecta desde la motivación hasta el rendimiento cognitivo. Asimismo, hay que agregar que si se utiliza demasiada luz artificial genera el mismo fenómeno de fatiga que si se utiliza muy poca.
Los colores impactan en nuestra psicología y pueden llegar a alterar nuestro estado emocional, positiva o negativamente. El rojo, por ejemplo, genera un estado de alerta e incluso puede traer como consecuencia la falta de concentración. Por su parte, azules y verdes se asocian a la seguridad, la creatividad o el profesionalismo. Sin embargo, es necesario aclarar que dichas reacciones están fuertemente unidas a la cultura y las experiencias de cada persona.
4.- ¿Frío o calor?
En relación directa con la iluminación, la ventilación del espacio de trabajo es decisiva para mantener el dinamismo y la motivación durante la jornada. Una temperatura llevaba al extremo, natural o artificialmente, también puede causar tanto falta de concentración como irritación.
5.- Un espacio más allá del trabajo
Tener la oportunidad de “desconectarse” por momentos a lo largo de la jornada, contrario a lo que se podría creer, puede ayudarnos a desbloquearnos, mirar aquello en lo que estamos trabajando en ese momento y aumentar así nuestra productividad. El tener espacios verdes cercanos puede ayudar, además, a reafirmar nuestras actitudes positivas.
El mundo cambia y nuestras formas de trabajo también. Los espacios que utilicemos para dedicarnos a aquello que amamos pueden ser muy diferentes, pero siempre nos tienen que hacer sentir a gusto porque serán el lugar desde donde cambiemos el mundo.
En The Office queremos que tu espacio de trabajo sea el lugar donde amas estar.
Poner en marcha un proyecto empresarial es sin duda una aventura de esas que al final de la jornada, esperamos, nos saque muchas sonrisas. Se trata que, además del esfuerzo constante, la creatividad y la innovación puesta en el plan de negocio, seamos precavidos a la hora de invertir nuestros recursos económicos en la implementación de espacios y herramientas que necesitamos.
Algunas de las primeras preguntas que se nos viene a la cabeza son: ¿y la oficina?, ¿Cuándo me costará implementarla?, ¿los permisos?, ¿dónde voy a trabajar y/o recibir a mis clientes?
Los Centros de Negocio son una alternativa para comenzar con el desarrollo de nuestras actividades empresariales de manera rápida, eficiente, y a costos muy por debajo de lo que significa montar y administrar una oficina convencional.
Las ventajas de un Centro de Negocios son:
Inmediatez para empezar tus actividades:
Una vez que hayas elegido la oficina que se adecua a tus necesidades, el Centro de Negocios te esperará con toda la infraestructura y servicios necesarios para que comiences con tus actividades empresariales desde el primer día. Solo preocúpate por lo verdaderamente importante… ¡desarrollar tu negocio!
Costos que se adecuan a tus verdaderas necesidades iniciales:
Un Centro de Negocios te permite elegir libremente lo que necesitas durante el tiempo que tú elijas. Olvídate de las facturas que solo restan en tu cuenta de resultados. Tienes la flexibilidad de crecer y decrecer en el uso de los servicios, tamaño de oficina, u otros, de acuerdo a las curvas por las que pasa tu negocio… ¡aquí no hay una inversión inicial para comenzar tu negocio, todo se reduce a una solo factura a fin de mes!
Administración simplificada. No hay tareas secundarias:
Quita de tu lista de pendiente esas tareas que, si bien son importantes, te restan tiempo para tu negocio. El Centro se encargará de la limpieza y mantenimiento, recursos logísticos, trámites, licencias de funcionamiento, gastos de mantenimiento del edificio, entre otros… ¡es una verdadera subcontratación de la gestión integral de tu oficina!
Rodéate de un ambiente profesional y de networking:
Un Centro de Negocios es un espacio neutro que te permite generar el ambiente propicio para desarrollar tu negocio. Es un entorno en el que constantemente estarás vinculado a otras empresas. En este ambiente podrás incrementar tu red de contactos, los mismos que te servirán para captar clientes, generar alianzas estratégicas, conocer proveedores… ¡participaras de acciones que te generen redes comerciales!
Soporte y apoyo constante de los colaboradores que trabajan para el centro:
El Centro de Negocios cuenta con personal calificado que se encarga de darte todo el soporte necesario en todo momento. Estarán pendientes de la recepción de tus llamadas, documentos, atenderán en tu nombre a tus invitados y trataran cualquier contratiempo con los proveedores de servicio para que nada falle… ¡serán tus aliados a tiempo completo!
En The Office – Centro de Negocios tenemos espacios que te llevan al siguiente nivel y que sirven de inspiración para tus grandes retos. Contamos con ambientes únicos totalmente equipados con vista al mar, acceso biométrico, seguridad y control de acceso y cámaras de vigilancia y a tarifa todo incluido.
