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Vacaciones: Fundamentales para la productividad de la oficina

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Cada día más, la falta de tiempo y el exceso de compromisos, hacen que vayamos desplazando las vacaciones, postergándolas, e incluso eliminándolas de nuestra dinámica.  En Estados Unidos, por ejemplo, una encuesta realizada por la HBR a 5,000 trabajadores contrastó los períodos vacacionales de 2000 y 2015, concluyendo que en 15 años el tiempo de vacaciones se había reducido en casi una semana.

Sin embargo, la falta de tiempo libre y «desconectado» lejos de las ocupaciones de la oficina no beneficia nuestro desempeño sino que, por el contrario, perjudica gravemente nuestra salud y, en conseuencia, nuestro desempeño. En 2014, la Asociación Americana de Psicología (APA, por sus siglas en inglés), publicó un informe en el que vinculó el estrés a sintomas como la irritabilidad, la ansiedad y la falta de motivación. Además, que el 60% del estrés está relacionado con el trabajo.

En contraste con lo anterior, las vacaciones adecuadamente planificadas y vividas, pueden elevar nuestra productividad hasta en un 94% de las veces, permitiéndonos esstar más enfocados y recargados de energía.

 

Vacaciones a la medida

Steven Kadoch, gerente de Ultimate Jet Vacations, dice que salir de la oficina puede ayudarlo a pensar en el panorama general y en el futuro de su vida profesional o comercial. Kadoch enfatiza la importancia de construir unas vacaciones personalizadas. Ya sea que se trate de un viaje a un centro turístico con todo incluido en o un safari, Kadoch sugiere no apresurarse en el proceso, sino planificar sus vacaciones de una manera muy específica. «Piense en lo que usted y su familia disfrutan, no solo en el lugar al que acudió su amigo y cuánto gastaron».

Del mismo modo, Durée M. Ross, presidenta y directora ejecutiva de la firma de relaciones públicas Durée & Co., cree que «las vacaciones son fundamentales para renovar, sin importar la industria ni el nivel del cargo”. Como ella dice, «sin tomarse el tiempo para recargar las baterías, es fácil quemarse, sin importar el nivel profesional «. Para Ross, las vacaciones le dan la oportunidad de aclarar su mente y tomarse un descanso del día a día de dirigir una empresa. Ella dice que la mayoría de sus mejores ideas de negocio vienen a ella mientras camina una montaña o navega por el océano.

 

 

Un asunto de profesionales

Cuando se trata de planear unas vacaciones, tanto Kadoch como Ross señalan la importancia de trabajar con un agente de viajes para que la experiencia sea menos estresante. Kadoch sugiere «usar un profesional de viajes… para obtener consejos de expertos combinados con ahorros y beneficios. Además, puede descansar tranquilo sabiendo que si hubiera algún inconveniente, alguien estaría ahí para ayudar resolverlo».

La experiencia de estar a la ditancia del ajetreo y el bullicio de nuestra rutina diaria que nos dan las vacaciones, según Kadoch, nos da la oportunidad de volver a trabajar con más energía y concentración. Adempas, es fundamental ver las vacaciones como lo hace Ross, como un requisito no negociable que necesitamos para «crecer, expandirnos, recargarnos y renovarnos». Ello puede llevar a mejores resultados para nuestros clientes, sus empleados y sus relaciones personales.

 

Lee el artículo original publicado en INC AQUÍ

 

 

 

Proactivanet: Gestión optimizada de IT

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Los avances tecnológicos han originado que los distintos tipos de negocio, desde una fábrica de zapatos hasta una organización dedicada al servicio al cliente, dependan del adecuado funcionamiento de sus equipos tecnológicos, lo que hoy por hoy supone que el área de IT sea un pilar para garantizar el éxito.

Atendiendo a esta importancia surge Proactivanet, un software con un alto grado de personalización que consta de varios procesos, alineados a las buenas prácticas de ITIL e ISO 20000, con el que se puede gestionar incidencias, inventario de equipos, gestión de servicios IT y CMDB.

Este software, de origen español y alcance mundial, combina sencillez en la usabilidad con potencia en su funcionamiento, para atender en tiempo real y de manera eficiente las necesidades cotidianas e incluso minimizar los efectos de una posible crisis.

Conversamos con David Martínez, Director de Operaciones de Proactivanet en Perú, sobre el impacto de esta empresa en el ámbito local, sus planes a futuro y, por supuesto, su experiencia en nuestro centro de negocios.

 

Háblanos un poco de ti y de cómo llegaste a nuestro país

Nací y crecí en España, donde estudié Ingeniería de Sistemas. Hace 14 años llegué a Perú por una beca de la oficina de Comercio Exterior del Ministerio de Economía y estuve aquí desempeñando esas labores. Luego salté a una empresa de servicios tecnológicos, también con matriz española, en la que estuve 7 años como jefe de sistemas.

Al salir de ahí, gracias a la experiencia que había obtenido en ese tiempo y a algunas certificaciones que obtuve vinculadas a la herramienta comencé en Proactivanet, donde ya llevo 5 años y espero que sean bastantes más.

 

¿Cómo ha sido la experiencia en estos 14 años?

Muy buena la verdad. Perú es un país encantador, muy variado. Aquí formé una familia, mi esposa es peruana, mis hijos también han nacido en Perú. Y bueno, siempre hay retos, como el hecho de que, aunque tenemos el mismo idioma, cierto vocabulario es diferente y a veces no nos entendemos por completo.

El tráfico, el caos, el ritmo mismo de la ciudad es algo a lo que he aprendido a acostumbrarme, pero la gente y la comida compensan todos esos detalles.

 

¿Qué puede hacer Proactivanet por el área de IT de las empresas?

Hacer que funcionen más rápida y eficientemente, ofreciendo una solución integral que sirve para inventariar de manera automática las computadoras de organizaciones y empresas medianas y grandes, para hacer la gestión de servicios de tecnología más fácil y eficiente.

La cadena de atención tradicional dentro de las empresas en cuanto al área de informática suele ser poco eficiente. Cuando un equipo se deteriora, desconfigura o necesita alguna actualización, lo mismo cuando falla el correo electrónico, el usuario gestiona un ticket de incidencia en el Departamento de Tecnología. A partir de ahí alguien debe evaluar el equipo, determinar qué hardware tiene, cuáles son los programas que tiene instalados, su tiempo de vida, etc. Luego de recoger esa información es cuando el equipo se reincorpora o sustituye, y finalmente se resuelve el problema. Es evidente que se trata de un proceso lento, que exige recoger información desde cero cada vez.

En cambio, nosotros ofrecemos una solución mucho más eficiente e integral, ya que no solo abarca la toma de información del inventario de los equipos, sino la gestión integral del ticket creado, que puede estar relacionado con los 13 procesos certificados de ITIL. La toma de información de los equipos y su procesamiento hasta llegar a la solución se realiza por completo de forma automática.

 

¿Cómo ha sido su crecimiento?

Ha sido todo un reto, pues comenzamos siendo pequeñitos y compitiendo con monstruos como Microsoft, IBM y HP; sin embargo, nos ha hecho ganar mucha experiencia y nuestro tamaño nos ofrece una gran adaptabilidad. Tenemos la capacidad de movernos rápido, para generar nuevas y mejores soluciones.

Hoy en día estamos en más de 15 países en todo el mundo: desde Europa, pasando por Latinoamérica y Norteamérica, hasta llegar a Asia. La matriz está en Gijón, al norte de España. Aquí en la región tenemos oficinas en Perú, México, Ecuador, Colombia y Chile.

En Perú ya hemos cumplido 6 años y pretendemos estar mucho más. Desde aquí también gestionamos clientes en Bolivia y, por supuesto, realizamos viajes periódicos al vecino país.

 

¿Qué otro valor añadido ofrece Proactivanet?

Hace un momento te dije que es un software, pero no se trata de uno de ofimática o un antivirus, que vas a una página web o a una tienda de informática, te lo compras y lo instalas. El nuestro es una solución completa, que necesita de una capa de servicios, tanto profesionales como técnicos, además del licenciamiento.

Ser la sucursal en Perú del fabricante nos permite que cuando vamos con el cliente podamos ir con todos los servicios que el fabricante pone a disposición. Entonces, aparte de darle las licencias lo ayudamos a la implementación, la configuración del software, la capacitación. Siempre estamos muy cerca de nuestros clientes, siempre tratamos de que ellos consigan sus objetivos que son los nuestros, nuestra filosofía de trabajo consiste en que los objetivos de nuestros clientes son los nuestros.

Este tipo de software, que se llama ITSM por la gestión de servicios de tecnología (IT), se rige por un conjunto de buenas prácticas llamado ITIL. De los 15 procesos que existen en esta área, estamos certificados en 13, somos la única herramienta a nivel mundial certificada con 13 procesos ITIL, todos ellos a nivel oro.

 

¿Cuáles son los planes para esta segunda mitad del año?

Seguir incrementando nuestra base de clientes, mantener los clientes actuales que tenemos tanto en Perú como en Bolivia, y en todo momento buscar llenar o cubrir las necesidades del área de IT de nuestros clientes, en la medida en que van surgiendo, pero también adelantándonos a ellas.

 

¿Cómo ha sido su experiencia en The Office?

Muy buena. La experiencia ha sido muy placentera. Al principio, la mayor duda de todo el equipo era con respecto al espacio, porque el lugar en el que estábamos era un poco más amplio, pero hemos cambiado eso por todos los espacios comunes con los que contamos en The Office, donde compartimos con los equipos de otras empresas que están alojadas aquí. También la sala de reuniones, que se integra a nuestra dinámica de trabajo y el balcón de la sala de capacitaciones, al que siempre puedes subir si estás estresado o necesitas refrescar la mente.

Productividad en la oficina: La regla del 52-17

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Cada día, al llegar a la oficina y con el primer café de la mañana, comenzamos una batalla que se extiende hasta el último minuto de la jornada y que tiene un claro propósito: cumplir con la mayor cantidad de tareas antes que el reloj marque la hora de salida. No importa a lo que nos dediquemos, estamos en una lucha constante con un claro objetivo: la productividad.

La mayoría de nosotros lo resuelve pasando 8, 9 e incluso 10 horas al día frente a la computadora, a veces incluso sin tomarnos una pausa para el almuerzo. Sin embargo, y tal como lo demuestra un estudio de la organización letona Draugiem Group cuyos resultados publica esta semana BBC Mundo, lo hemos estado haciendo mal.

 

La productividad se favorece con las pausas

El estudio explica que seguir jornadas maratónicas no tiene ningún impacto positivo en nuestra productividad. Al contrario, puede incidir negativamente en nuestra velocidad de respuesta e incluso en la toma de decisiones. En su lugar, una jornada que incluye pausas programadas y una planificación estructurada en cuanto al desarrollo de las tareas es la receta idónea.

El estudio propone seguir la regla del 52-17, que básicamente significa trabajar con máxima dedicación 52 minutos y descansar 17. Esta propuesta se respalda en razones cognitivas y fisológicas.  Por un lado, el cerebro humano no está preparado para estar concentrado en la misma tarea por ocho horas seguidas. Por otro, no es bueno para el cuerpo estar ocho horas sentado en una silla.

 

Minutos de tomate

Otra dinámica de trabajo centrada en tiempo de concentración/tiempo de descanso es la técnica del tomate. Propuesta por el consultor italiano, Francesco Cirillo, consiste en la idea de trabajar 25 minutos y descansar cinco. Lleva ese curioso nombre, porque al momento de proponerla utilizaba un reloj de cocina con forma de tomate.

A pesar de sus detractores, quienes argumentan la imposibilidad de aplicarlo a distintas profesiones donde tomar una pausa no es opción, esta técnica tiene claros beneficios. Desde un punto de vista médico, el horario flexible ha mostrado un impacto positivo en la vista, la espalda, la circulación sanguínea y los niveles de estrés.

En cualquier caso, lo más importante es que sea 52/17, 25/5 o una nueva distribuición del tiempo, cada uno de nosotros evalúe si dinámica de trabajo y encuentre el adecuado equilibrio entre períodos de concentración absoluta en la tarea y pausas que tanto física como mentalmente nos ayudarán a ser cada día más productivos.

Desconectarse o fallar: Cómo dejar el trabajo en la oficina

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Sabemos que nuestra productividad en el trabajo está íntimamente relacionada con la concentración que tenemos al desempeñar las tareas cotidianas e ir sacando la lista de pendientes. Pero también depende de que, con esa misma disciplina, nos desconectemos periódicamente.

Desconectarnos permite mirar los problemas desde otro ángulo, mirar con ojos frescos la situación y, lo más importante, evitar eso que el Doctor Art Markman llama «falso trabajo», sentarnos delante de un escritorio sin hacer nada en realidad.

Tomarnos unos días libres, llegar temprano a casa o viajar no resultan efectivos si estamos pensando constantemente en todo lo que tenemos por hacer, si  estamos respondiendo mails desde nuestro teléfono móvil o nos desvelamos al llegar a casa para terminar un proyecto.

Art Markman, profesor de psicología y marketing de la Universidad de Tejas en Austin (EE. UU.) y director fundador del programa Human Dimensions of Organizations, propone en su artículo para la Harvard Business Review combinar nuevos hábitos personales con lecciones de la terapia cognitivo-conductual para lograr esa ansiada desconexión:

 

Hay que centrarse en lo que se va a hacer, no en lo que se dejará de hacer

Muchas personas no logran cambiar su comportamiento porque se centran en lo que no van hacer en vez de en lo que SÍ que harán. Marcarse el objetivo (y cumplirlo) de no trabajar (ni pensar en el trabajo) fuera de la oficina o la jornada habitual comienza con la presunción de que se detendrá a sí mismo cada vez que sienta la tentación de hacer algo relacionado con el trabajo.

Las metas negativas como esta, en las que se destaca lo que uno dejará de hacer, tienden a fracasar por dos razones. La primera, las personas solo adquiren un hábito nuevo cuando lo practican (cuando realizan una acción), no cuando no lo hacen. Por tanto, no se puede crear un hábito a partir de evitar algo. La segunda, cuando uno define un objetivo en negativo (algo que no hará), debe permanecer siempre atento a su propio comportamiento. De lo contrario, terminará haciendo aquello que intenta evitar.

En su lugar, debe centrarse en lo que va a hacer en lugar de trabajar. Elabore un plan para su tiempo lejos del trabajo, ya sea una noche fuera de la oficina o unas vacaciones. Necesita un plan específico porque de lo contrario, volverá a sus viejos hábitos y, con ellos, al trabajo. El plan debe reflejar las actividades que va a realizar en lugar de trabajar.

 

Enfocar la rutina de trbajo en el espacio de oficina adecuado es clave
Enfocar la rutina de trbajo en el espacio de oficina adecuado es clave

 

Saber lidiar con los pensamientos invasivos

 

A veces, sin embargo, los pensamientos intrusivos sobre el trabajo pueden interrumpir su tiempo de asueto. En ese caso, querrá estar preparado para no seguir rumiando sobre el trabajo que está por venir. (Rumiar es una gran palabra, por cierto; se refiere a la manera en la que las vacas mastican la comida).

Existen dos formas de lidiar con los pensamientos invasivos. Una consiste en tener preparado un plan para ocupar su mente: leer una novela, completar un crucigrama, llamar a un amigo… No obstante, habrá momentos en los que algún aspecto el trabajo o relacionado con él le molestará de verdad. En ese caso, tenga un cuaderno a mano, programe un temporizador de diez minutos y anote lo que le molesta. En ocasiones, airear o compartir las preocupaciones ayuda más que intentar ocultarlas, sobre todo cuando se trata de aspectos que de verdad nos preocupan y no solo el agobio de pensar en lo que sigue pendiente.

 

 

Cambiar el entorno para apoyar las nuevas rutinas y desalentar las anteriores

 

Un fumador no deja un cartón de cigarrillos enorme en la despensa cuando intenta dejar de fumar. Del mismo modo, alguien que intenta establecer límites más saludables para su vida profesional no debe dejar su teléfono móvil y ordenador encendidos todo el tiempo.

Sí, sugiero que apague sus dispositivos. ¡Del todo! Una gran manera de evitar la tentación de trabajar fuera de la oficina es lograr que sea difícil hacerlo. Si tiene que encender el móvil para comprobarlo, puede que se lo piense dos veces antes de hacerlo.

También puede aprovechar el entorno para evitar pensar continuamente en el trabajo. Defina un espacio en casa que nunca utilizará para trabajar. Puede ser una habitación, pero también puede ser una sola esquina. Coloque una silla (o una estera o un cojín). Conviértalo en un lugar en el que solo hará cosas no relacionados con el trabajo, como leer y practicar yoga. Cuanto más lo asocie con ocio, más fácil le será utilizarlo para evitar los pensamientos sobre el trabajo.

Involucre a otras personas para que le ayuden a crear este espacio libre de trabajo. Pida a sus amigos y familiares que le ayuden a mantenerse alejado del trabajo. Dígales que pueden esconderle su teléfono (y no se enfade cuando lo hagan). Busque actividades que pueda hacer con ellos y que le impidan trabajar y pensar en el trabajo.

 

 

Desconectarse del trabajo de verdad… y ver cómo nada se derrumba

 

Incluso si llega a crear estos planes y un entorno propicio para llevarlos a cabo, aún tendrá que estar dispuesto a desconectar del trabajo por un período de tiempo. Eso puede provocar ansiedad. Después de todo, es posible que se pierda algún correo electrónico importante; algo podría salir mal, un trabajo importante podría malograse o ni siquiera llevarse a cabo.

Aquí es donde la terapia cognitivo-conductual puede ayudar. Según varios estudios, una buena forma de reducir la ansiedad es exponerse a la situación que nos aterra y, de forma gradual, aprender que en realidad no es tan terrible.

Si su problema es que siempre está preocupado por no leer a tiempo un correo electrónico importante, pase una noche sin comprobar su bandeja de entrada y asuma que todo lo que debe hacer sigue estando allí por la mañana. Luego, amplíe la cantidad de tiempo que no mira el correo electrónico. Intente pasar un día completo del fin de semana sin consultarlo. Entonces, <grito ahogado>, un fin de semana entero. Quizá descubra que muchas personas logran responder sus propias preguntas si que tenga que hacerlo usted de inmediato. Además de eso, volverá al trabajo con más energía y mejores ideas gracias a haberse tomado un tiempo libre.

 

Puedes leer el artículo completo aquí