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¿CUÁNTA IMPORTANCIA TIENE UNA SALA DE REUNIONES?
Uno de los espacios más trascendentales para cualquier pequeña, mediana o gran empresa, es una sala en la cual se puedan concretar reuniones, citas, entrevistas, charlas y lo necesario para juntar a un grupo de personas relacionadas directa o indirectamente con el negocio. Por eso, que contar derechamente con una sala de reuniones, es fundamental para poder realizar este tipo de actividades dentro de la organización.
En la gran mayoría de los casos, el uso de estos espacios son para eventos formales y semiformales, por ende, son lugares capacitados para que un grupo de personas pueda interactuar de manera directa con lo que ahí está sucediendo. Pero ¿qué tan necesaria es una sala de reuniones para una compañía?
Para reuniones con el equipo de trabajo, clientes, proveedores y distribuidores
Un negocio que comprende que la calidad de sus servicios y/o productos proviene de la calidad humana que haya en el interior de la compañía, podrá alcanzar con mayor felicidad el éxito que busca. Por esta razón, un espacio donde los empleados puedan reunirse a exponer sobre objetivos y metas, mantendrá comprometidos a todo el equipo.
Lo mismo para recibir a quienes se volverán clientes, proveedores y distribuidores, ya que se les invita y atiende de la mejor forma posible, en un lugar que se identifique con el negocio y tener una noción del lugar.
Para videoconferencias
Algunos negocios que buscan expandir sus horizontes en el mercado, contactan a clientes y/o futuros socios que se hallen en el extranjero, por lo que, la mejor manera de concretar una reunión es gracias a la tecnología y poder realizarla por medio de una video llamada, que proporcionar aplicaciones específicamente diseñadas para eso.
Al mismo tiempo, es posible realizar una videoconferencia para más de una persona, ya que los medios y las nuevas plataformas así lo permiten.
Para realizar entrevista de personal
Tener un lugar donde se puedan realizar entrevistas de trabajo sin molestar y perjudicar las tareas de los demás, es fundamental para entregar una buena impresión y hacer sentir lo más cómodo posible al entrevistado. También, es la oportunidad para entregar información que es necesaria que sólo quede entre las paredes de aquella habitación, por la seriedad de la cita y no contar con interrupciones
¿Qué debe tener una sala de reuniones?
La sala de reuniones debe ser un refugio en busca de inspiración y creatividad, un espacio para pensar, para desarrollar las mejores ideas y para buscar nuevas vías. El lugar en el que los colaboradores participen y colaboren para el bien del negocio.
- Funcionalidad: Necesitas un buen equipamiento electrónico y tecnológico: pantalla digital, proyector, conexión a Internet para realizar videoconferencias, mobiliario cómodo y funcional y buena iluminación. Cada elemento debe estar enfocado al buen desarrollo de la reunión. Estas necesidades básicas y elementales no están siempre en las buenas condiciones que deberían: bombillas sin reponer, cables por el suelo, mobiliario deteriorado o mala iluminación, y eso repercute en los resultados
- Orden y limpieza: Trabajar en un espacio diáfano, limpio y ordenado permite concentrarse mejor en la tarea.
- Elegancia y sobriedad: Un espacio sobrio y elegante es el mejor marco posible para evitar las distracciones y favorecer la concentración. Lo ideal es trabajar en una habitación con luz suficiente, tonalidades claras y cálidas, mobiliario funcional y plantas naturales para dar sensación de frescura, serenidad y relax al ambiente.
- Espacio aislado: En las reuniones es vital la concentración, escuchar a los demás y hablar sin ser interrumpido por ruidos y sonidos del exterior. Lo ideal es que la sala de reuniones se encuentre en un lugar aislado y sin ruidos. En caso contrario, lo mejor sería insonorizar la habitación.
Fuente: event-one.com // www.lemunit.cl
